Автоматичне завантаження накладних без ручного введення

InvoiceFlow AI — це рішення для автоматизації роботи з накладними в Syrve. Система розпізнає фото, скани, PDF і табличні файли, зіставляє позиції з номенклатурою Syrve та готує документи до імпорту в облікову систему. У результаті бізнес отримує швидший облік, менше ручної роботи та менше помилок.

Завантажити

Що таке InvoiceFlow AI

InvoiceFlow AI складається з двох основних компонентів:

Telegram Mini App — для швидкого завантаження і первинної перевірки накладних зі смартфона.
Плагін для Syrve Office — для централізованого контролю, перевірки та імпорту документів у систему.

Такий підхід дозволяє розділити ролі в команді: співробітник на складі або в точці отримання товару завантажує документ, а бухгалтер чи відповідальний співробітник у головному офісі перевіряє та проводить його в обліку.

Які задачі вирішує система

У багатьох закладах прибуткові накладні досі обробляються вручну: співробітник переносить у Syrve номер документа, дату, постачальника, номенклатуру, кількість, ціну та суму. Це займає час і створює ризик механічних помилок.

InvoiceFlow AI переводить цей процес у напівавтоматичний або автоматичний формат. Документ достатньо сфотографувати або завантажити — далі система самостійно розпізнає реквізити, пропонує відповідні товари з довідника Syrve та ставить документ у чергу на імпорт.

Як працює InvoiceFlow AI

Завантаження документа. Користувач надсилає фото накладної через Telegram Mini App або завантажує файл у плагіні Syrve Office.
Розпізнавання даних. Система зчитує реквізити документа, позиції, кількість, ціну та суму.
Інтелектуальне зіставлення. InvoiceFlow AI підбирає відповідні товари з довідника Syrve.
Перевірка. Користувач переглядає результат, за потреби коригує дані та підтверджує документ.
Імпорт у Syrve. Після підтвердження документ потрапляє в чергу на імпорт і створюється в системі.

Підтримувані формати

Система працює з поширеними форматами ділових документів:

Графічні файли: JPEG, JPG, PNG, HEIC, WEBP, TIFF, BMP.
Документи: PDF, у тому числі багатосторінкові файли.
Електронні таблиці: XLSX, XLS, CSV.

Максимально допустимий розмір одного файлу — 20 МБ. Багатосторінкові документи система автоматично розподіляє на окремі сторінки для коректної обробки.

Telegram Mini App: швидка робота з накладними зі смартфона

Мобільний сценарій особливо зручний для товарознавців, комірників і співробітників, які приймають поставки безпосередньо в точці.

швидке завантаження фото накладних через камеру або з пам’яті пристрою;
контроль статусів обробки;
перегляд оригіналу документа з масштабуванням і обертанням;
редагування реквізитів накладної та позицій;
підтвердження документа для подальшого імпорту.

Рівні точності зіставлення

Щоб прискорити перевірку, система показує ступінь впевненості в підборі товарів:

зелений — висока точність, імовірність понад 90%;
жовтий — середня точність, позицію потрібно підтвердити або вибрати із запропонованих варіантів;
червоний — новий або незіставлений товар, потрібен ручний вибір.

Плагін для Syrve Office: центр керування імпортом

Плагін для Syrve Office дає можливість працювати з накладними централізовано і контролювати весь процес у межах облікової системи.

Журнал завантаження накладних

єдиний реєстр усіх завантажених документів;
деталізація за статусами та сумами;
пакетний імпорт кількох документів одночасно;
індикатори якості розпізнавання прямо в списку;
завантаження файлів із комп’ютера через Drag-and-drop.

Параметри та налаштування

керування синхронізацією довідників;
налаштування порога впевненості ШІ для автоматичного створення накладних;
перегляд ліцензії, лімітів і статистики;
керування користувачами та обмеженнями видимості документів.

Додаткові можливості

AI Імпорт — інтеграція зі стандартним журналом накладних Syrve;
контроль дублікатів — блокування повторного завантаження ідентичних документів;
цифровий двійник документа — формування стандартизованого представлення накладної на основі розпізнаних даних;
друк чистої копії — можливість роздрукувати структурований варіант документа без потреби працювати з неякісним фото.

Що отримує бізнес

Перевага	Практичний результат
Економія часу	Введення однієї накладної вручну може займати 10–20 хвилин, тоді як AI-обробка займає 5–15 секунд.
Менше помилок	Система знижує ризик механічних помилок при внесенні цін, кількості та інших реквізитів.
Актуальний облік	Документи швидше потрапляють у систему, що допомагає підтримувати актуальні залишки.
Навчання на практиці	Система запам’ятовує зв’язки товарів і з часом підвищує рівень автоматизації.
Чистота довідника	Контроль дублікатів допомагає не створювати зайві картки товарів.

InvoiceFlow AI може забезпечити економію до 85% часу на обробці накладних у порівнянні з ручним введенням.

Безпека та збереження даних

Для бізнесу важливо не тільки автоматизувати процес, але й контролювати збереження документів. У InvoiceFlow AI передбачено такі принципи:

оригінальні файли зберігаються 60 днів;
історія розпізнавання зберігається 120 днів;
канали передачі даних захищені шифруванням TLS;
імпортовані дані зберігаються у базі Syrve та не залежать від хмарного сервісу.

Кому підійде це рішення

ресторанам, кафе та мережам закладів, де щодня обробляється багато поставок;
бухгалтерії, яка хоче скоротити час на ручне введення накладних;
складським співробітникам, яким потрібен швидкий мобільний інструмент для передачі документів в облік;
мережевим компаніям, яким важливі централізований контроль і стандартизація процесів.

Висновок

InvoiceFlow AI для Syrve — це практичний інструмент для автоматизації прибуткових накладних. Він поєднує мобільне завантаження документів, інтелектуальне розпізнавання, перевірку в Syrve Office та подальший імпорт у систему. Для бізнесу це означає менше ручної роботи, швидший облік і кращий контроль над документами.